Custos fantasmas: o que são e como reduzir

Alguns pequenos gastos realizados no seu negócio, a princípio, podem não parecer um problema, mas saiba que custos fantasmas podem impactar e muito o resultado gerado no fim das contas.

O que são custos fantasmas?

Sabe aqueles pequenos gastos que você tem na sua empresa e que a princípio não parecem ser um problema do ponto de vista do resultado gerado? Pois bem… Por mais que possa parecer não ser nada demais tais gastos podem transformar-se em um verdadeiro come-come da lucratividade, ou seja, isoladamente não chegam a impactar significativamente seus resultados, mas quando fazemos a soma do montante total comprometido é possível observar uma mordida generosa dos custos fantasmas no bolo de faturamento. Sendo assim…

Custos fantasmas nada mais são do que os pequenos gastos que que ocorrem na sua operação, muitas vezes sem que você se dê conta dos mesmos, e que acabam comendo parte do resultado obtido impactando negativamente a lucratividade da operação.

custos fantasmas

Por que devemos ficar de olho nos custos fantasmas?

Avaliar com atenção a estrutura de custos e despesas da sua empresa bem como observar o andamento da operação diária a fim de identificar a existência de possíveis custos fantasmas que estejam prejudicando a lucratividade da sua operação é absolutamente fundamental. Afinal, esse simples trabalho de observação e análise pode apontar tanto os elementos que contribuem para a geração de receita quanto os elementos que estejam impactando negativamente os resultados gerados (caso dos custos fantasmas). Então vamos ver um breve exemplo…

Digamos que o dono de uma lavanderia tenha observado que os funcionários responsáveis por preparar as máquinas para o processo de lavagem estejam colocando mais amaciante nas roupas do que o estipulado no manual de procedimentos. E digamos também que essa empresa atualmente tenha um custo unitário para aquisição de amaciantes na ordem de R$12,32.

Considerando que nessa lavanderia cada embalagem de amaciante dura atualmente cerca de 20 lavagens e que a lavanderia realiza em média 3000 lavagens ao mês isso significa dizer que o custo mensal com aquisição de amaciantes será de R$1848,00 (se o custo é de R$12,32 a cada 20 lavagens basta multiplicar 12,32 por 3000 e depois dividir por 20. Uma simples regra de 3). Pois bem…

Se os funcionários responsáveis por preparar o processo de lavagem estivessem utilizando a dosagem adequada, conforme definido no manual de procedimentos, teríamos um cenário diferente.

Digamos que o correto seria cada amaciante durar pelo menos 40 lavagens em vez das 20 atuais. Qual o impacto disso no resultado? Vamos novamente fazer uma regra de 3 simples e descobrir que o custo mensal com aquisição de amaciantes reduziria pela metade, ou seja, em vez de gastar R$1848,00 a lavanderia teria um custo de R$924,00 por mês.

Olhando rapidamente a diferença de R$924,00 pode não parecer absurda (embora particularmente falando acredite que seja). Mas se pensarmos nos custos ao longo de 1 ano estaremos falando de gastar, nada mais nada menos, que R$11.088,00 a mais na aquisição de amaciantes. Novamente: R$11.088,00 a mais do que deveria ser gasto com a aquisição dos amaciantes. Agora imagina isso em outras áreas da empresa e você vai ter a exata ideia de como os custos fantasmas podem comprometer a lucratividade do negócio!

como reduzir custos fantasmas

Como reduzir os custos fantasmas?

Aqui não tem mistério. Para reduzir custos fantasmas no seu negócio existem 4 regrinhas importantes que você precisa seguir. Então vamos à elas:

1. Tudo no negócio deve ser documentado;

Não importa qual é o gasto nem seu montante. Não importa se vendeu 1 item ou 1000. Não importa se tirou R$5,00 do caixa ou R$50,00. Absolutamente tudo que acontece no seu negócio precisa ser documentado. Afinal de contas, apenas tendo controle absoluto sobre cada aspecto da operação é que será possível identificar eventuais custos fantasmas que estejam comprometendo seus resultados. Já soube de casos de furtos dentro de empresas que ocorriam há pelo menos 1 ano que os donos sequer sabiam que estava acontecendo, ou seja, como não havia a conferência do que foi vendido com o que havia em estoque, tais perdas não eram notadas. Em outras palavras, havia um grande custo fantasma chamado furto de mercadoria consumindo recursos da empresa.

2. Se está documentado, deve ser analisado;

Realizar a análise continuada tanto da estrutura de custos e despesas através dos controles de Fluxo de Caixa e DRE quanto dos procedimentos executados no dia a dia da sua operação é muito importante. De nada adianta você documentar tudo conforme colocado acima se depois não parar para analisar os dados e informações a fim de identificar onde podem haver custos fantasmas. Como diria Arnaldo César Coelho: a regra é clara. Se está documentado, você deve analisar. Ponto!

3. Os procedimentos devem ser mapeados.

A realidade dos fatos é a seguinte: se com um manual de procedimentos eventuais falhas já podem ocorrer na sua operação, imagina sem. Então é importante você mapear os procedimentos e desenvolver o manual a fim de orientar e instruir melhor sua equipe para que os erros e falhas sejam minimizados. Quando a equipe passa a saber como cada coisa deve ser feita a incidência de custos fantasmas também acaba por diminuir.

4. Não existe essa de “são só 20 reais”

Sabe aquele lanche diário de 20 reais onde o dinheiro é tirado do caixa da empresa sem qualquer registro de tal retirada? Então… Não faça a retirada sem documentar. Não existe essa de “são só 20 reais” quando o assunto é gestão empresarial e custos fantasmas. Tudo conta! E se você sabe que existe um pequeno custo diário, semanal, quinzenal ou mensal não somente relacionado a lanches, então é melhor definir um orçamento para tais custos a fim de categorizar os mesmos nos controles financeiros e evitar que esses pequenos gastos se transformem em uma bola de neve. Lembre-se que ‘Outros’ nos controles financeiros é a melhor maneira de esconder custos e despesas inúteis que comem sua lucratividade.

Conclusão

Realizar um trabalho de análise e observação constante tanto do seu Fluxo de Caixa quanto da sua DRE e também em relação ao que acontece no dia a dia do negócio a fim de verificar eventuais custos fantasmas que não estejam claros através dos números é muito importante para o bom desempenho do seu negócio.

Quando você não para para olhar essas questões e passa a acreditar que pequenos gastos, por menores que sejam, não vão impactar significativamente a lucratividade da operação você passa a cometer um erro que pode fazer a sua empresa e por consequência você perder muito dinheiro. Dinheiro esse que poderia ir para os sócios através da distribuição dos lucros.

Você prefere jogar dinheiro fora com os custos fantasmas ou colocar essa diferença no seu bolso? Se sua respostas é a segunda opção então é bom começar a ficar de olho.

Próximo passo…

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